Secrétaire général d'établissement culturel (F/H) - Institut français du Qatar - Doha

Ministère de l'europe et des affaires étrangères

Sous l’autorité de la Conseillère de coopération et d'action culturelle (COCAC) / Directrice de l'Institut français du Qatar (IFQ) et de l’Attachée de coopération pour le français (ACPF) / Directrice adjointe supervisant l’activité de l’Institut français au Qatar (IFQ), vous occupez les fonctions de secrétaire général (SG) d’un établissement à autonomie financière (EAF) en organisant le fonctionnement et la gestion administrative, matérielle, juridique, budgétaire et financière de l'IFQ. Le poste est également ouvert aux agents de catégorie A activitesPrincipales Sous l’autorité de la COCAC et de l'ACPF, vous êtes responsable des affaires générales, des questions budgétaires, comptables et administratives, du management des ressources humaines, de la gestion immobilière, logistique, matérielle et de la sécurité. Vos missions principales sont les suivantes : 1. Contribution au pilotage : -présentation des résultats et performances ; -réalisation d'études de rentabilité et analyses prospectives ; -accompagne le directeur dans sa politique de mécénat et de sponsoring ; -réflexion sur la trajectoire financière, la rationalisation des moyens et la diversification des ressources. 2. Gestion financière et budgétaire : -préparation et exécution du budget, élaboration des budgets rectificatifs, mise en place d’outils d’optimisation de gestion, analyse des comptes budgétaires et suivi des tableaux de bord ; -interface avec le ministère (DGM/DDC/RES, tutelle de l'IF) pour le contrôle de gestion et le rapport d’activités ; -suivi du Contrôle interne financier (CIF) avec l'Agence comptable régionale (ACR). Le SG est membre du comité de gouvernance. 3. Gestion des ressources humaines : -coordination et encadrement des personnels, suivi de l’organigramme fonctionnel (ADL, expatriés), plannings, congés ; -gestion administrative des personnels (recrutement, déroulement de carrière, contrats, évaluation, ...), suivi, application de la législation locale du travail ; -animation du dialogue social, relations avec les représentants du personnel et délégués syndicaux, gestion des conflits ; -mise en place de formations ; -suivi des questions d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail. 4. Gestion administrative : -pilotage administratif et juridique (contrôle des conventions, veille juridique, gestion du contentieux, suivi des contrats et conventions signés par chaque antenne, supervision des procédures administratives, rédaction des notes de service, rappel des instructions, coordination des moyens et des ressources, conventions de prestation, contrat de location des locaux, rédaction de contrats avec les artistes, gestion et accueil des artistes en tournée, contact avec les fournisseurs) ; -contrôle des activités de l'ensemble des services : réorganisation des procédures, limitation du risque de vol/fraude (en particulier au niveau du centre de langues, de l'espace Campus France, de la médiathèque) ; -suivi de l'inventaire et de l'archivage. 5. Gestion logistique, matérielle et immobilière : -gestion du bâti et de l'investissement (travaux et commande) ; -négociation et suivi des contrats de maintenance ; -gestion des risques et veille à l'application des consignes de sécurité niveauFormationRequis Expérience confirmée en management ainsi qu'en suivi budgétaire/gestion des ressources humaines d’un établissement à autonomie financière. Expérience réussie dans un contexte culturel différent. La connaissance ou la maîtrise d’une langue locale constituerait un atout. La connaissance de la région également competencesAttendues

estRequise true Achats et marchés publics Maîtrise
estRequise true Contrôle de gestion Maîtrise
estRequise true Droit/Réglementation Maîtrise
estRequise true Environnement administratif, institutionnel et politique Maîtrise
estRequise true Gestion budgétaire et comptable Expert
estRequise true Gestion des ressources humaines Expert
estRequise true Logistique Maîtrise
estRequise true Statut et réglementation des établissements à autonomie financière (EAF) Expert
estRequise true Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif Expert
estRequise true Animer une équipe Expert
estRequise true Anticiper un risque, une évolution Maîtrise
estRequise true Dialoguer avec les représentants du personnel Maîtrise
estRequise true Elaborer un budget Expert
estRequise true Gérer un conflit Maîtrise
estRequise true Négocier Expert
estRequise true Aisance relationnelle Expert
estRequise true Aptitude à l'écoute Maîtrise
estRequise true Etre rigoureux Expert
estRequise true Faculté d'adaptation Maîtrise
estRequise true Sens de l'organisation Expert
estRequise true Bureautique Expert
estRequise true CROCUS Maîtrise
estRequise true ELAP FINANCE Expert
estRequise true Anglais C1 Autonome
estRequise true Arabe A2 Intermédiaire/Survie

compositionEquipe Le Secrétaire général gère une équipe composée d’une coordinatrice pédagogique, d’un chargé de mission des cours et examens, d’un responsable médiathèque, d’une responsable CAMPUS France, d’une attachée de communication, d’un agent d’accueil et d’un factotum. L’équipe enseignante est composée de vacataires. L’IFQ fait également appel à des services extérieurs pour l’entretien et la maintenance, et le gardiennage. Ses écritures de comptabilité budgétaire sont transmises et contrôlées par un agent comptable régional basé à Doha environnementProfessionnel Relation régulière avec le Secrétariat général d'ambassade (SGA) de l'Ambassade et l'agence comptable régionale (ACR) basée à Doha. En administration centrale, travail avec la DRH, la Direction des immeubles et de la logistique (DIL), la Sous-direction du réseau de coopération et d'action culturelle (DGM/DDC/RES) et le Centre de Services des Ressources Humaines (CSRH) liaisonsFonctionnelles Travail avec les autorités locales et les prestataires de service locaux. Travail en interministériel avec différents opérateurs de l'Etat (IF Paris) et le ministère de la Culture conditionsParticulieres Contraintes liées à des fonctions à l'étranger. L’exercice au sein d’une représentation diplomatique ou consulaire ou au sein d’un Institut français peut impliquer pour l’agent une disponibilité en dehors des horaires de service habituels en fonction des pics d’activités (astreintes, évènements officiels, missions sur le terrain). Déplacements réguliers dans les 8 antennes de province avec de fortes contraintes sécuritaires dans certaines zones dureeAffectation Agent contractuel ou titulaire de la Fonction publique